オンラインジャーナル/朝活セミナー

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朝活セミナー2017年度第5回での気づき

鎌賀　信吉： 1月号

　この度、朝活セミナーを担当する機会をいただき、「イベントマネジメントにおける工程管理ツールによる管理方法」というテーマで皆さんと意見交流を行うことができました。まずは、朝早くより参加いただきました皆様に御礼を申し上げます。

　今回担当した2名はイベントマネジメントSIGに所属しており、今年初めから、座学・関係者ヒアリング・イベント実践を通して、イベントとはなにかを研究しております。その中で、イベントにおける工程管理の方法について驚き、日頃PMOやPMOを支援しているツールを開発されている方々と意見交流させていただければと思った次第です。

　イベントは、数時間や数日といった非常に短い期間に開催されるため、分刻みでの工程管理が要求されます。なかでも、プログラムにおいてはタイムキーパーが配置され、秒単位で進行を管理することが必要になります。事前に綿密なシミュレーションを行いながら、進行や作業の調整を繰り返し、ミスの回避を図られますが、イベント当日には不特定多数の来場者が会場空間においてプログラムに参加するものです。事前には想定しきれない事態が発生することを念頭に、常にバックアッププランをもって本番に臨まれています。

　このようにイベントには、非常に繊細な工程管理が求められることになります。日頃業務においては、日次で作業状況を確認・調整しながら、週次で状況集約・ベースライン修正を行うような管理を行うことが多いため、専門家の方々がどのような工程管理にあたられているかを、実践を通じて理解することに努めてきました。その1つのアイデアが、今回のデモで行ったような工程管理ツールによる分単位での作業計画そして状況に合わせた調整作業です。Excelによる作業状況報告、メールでの定性的な情報を報告するといった運用を脱却することで、もっとスピード感をもった工程管理が可能になるのではないかと考えています。

　朝活セミナーの中では、実際のイベントのタスクを分単位で作業計画し、状況に合わせて変更する状況をお見せするデモを行い、参加者の方々より様々な意見をいただくことができました。そのご意見を通して、以下のような気づきを得ることができました。

・	Excelで作ったWBSに実績を苦労しながら入力するプロジェクト現場が多いが、担当者への作業重複・後工程への影響を誤って把握してしまう。やはり専門の工程管理ツールでビジュアルにチェックすることが必要である。
・	報告者と管理者が同じツールをつかいこなす必要に迫られるプロジェクト現場が多いが、日常的に運用に苦労を伴うことが多い。工程管理は、現場での作業管理とプロジェクトベースライン管理の双方の意味をもつため、両方が実現できるツールが理想的である。
・	プロジェクトでの作業実績は、費用計上のための会計システムへの連携、または勤怠報告のための人事システムへの連携に用いられたりする。データ形上の観点が異なるため、総合的なデータ設計が必要である。
・	整備業務などでは、計画されたタスクへの開始・終了をリアルタイムで実施し、整備全体の進捗を集中管理できるようになっている。イベントでも持ち場についたことがリアルタイムで把握できるスマホアプリなどを活用することで全体把握を行うことは会場運営管理の高度化をもたらす。

　当日はこなれていないシナリオでのデモとなってしまったにも関わらず、参加者の方々からは示唆に富むコメントをいただきました。誠にありがとうございました。実は、来年1月18日の新P2Mクラブにおいて、ベンダーPMが管理する視点と、顧客PMの視点といったテーマでワークショップを開催する予定にしております。今回いただいたコメントなどを反映していきたいと思っておりますので、是非とも参加をご検討ください。

　最後に、朝活セミナーは暫く参加できていなかったのですが、朝食をたべながら参加者と意見を交流するという形態は素晴らしいということに改めて気づきました。是非、継続的に参加し、朝活コミュニティーが作れればと思った次第です。

以上